Archiefwetgeving en videoverslagen: hoe zit het precies?

Wettelijk kader van videotulen

In de periode van 2007 tot 2012 zijn de meeste gemeenteraden in Nederland overgestapt van het maken van uitgebreide schriftelijke verslagen, naar beknopte besluiten in combinatie met een audio- of video opname van de raadsvergadering. In de oude situatie was de archivering zonder audio- of video opnames geen enkel probleem; de notulen van de raad werden vastgesteld en op papier overgedragen aan het archief. Met de komst van audio-en video opnames werd het archiveren echter een lastigere kwestie. Moeten de opnames ook gezien worden als archiefbescheiden, en zo ja: hoe moeten deze dan gearchiveerd worden?


De Vereniging van Griffiers heeft met het oog op het veelvoud aan vragen eind 2013 aandacht besteed aan deze problematiek, met als resultaat het rapport: ‘Videotulen voor de eeuwigheid’. Dit rapport gaf ondubbelzinnig aan dat audio-en video opnames (videotulen) gezien moeten worden als archiefbescheiden en dat deze dus moeten worden gearchiveerd.


Volgens artikel 1 van de Archiefwet 1995 zijn namelijk niet alleen papieren, maar ook audiovisuele verslagen en videotulen van de gemeenteraad permanent te bewaren als archiefbescheiden. De gemeente dient daarom voldoende maatregelen te nemen om de toegankelijkheid, de staat en de ordening van deze verslagen te waarborgen.

Videotulen als archiefbescheiden

Als we inzoomen op de eisen die de Archiefwet 1995 vervolgens in artikel 3 stelt, moeten overheidsorganisaties zorgen dat de videotulen en overige raadsinformatie:

  • in goede en geordende staat worden gebracht;
  • toegankelijk worden gemaakt en gehouden;
  • op de juiste manier worden bewaard;
  • vernietigd kunnen worden als deze daarvoor in aanmerking komen.


Het rapport van de VvG over de archivering van videotulen is inmiddels zes jaar oud. De vraag rijst dan ook op welke manier de markt de aanbevelingen uit dit rapport heeft opgevolgd. NotuBiz constateert hierin dat er op een aantal plaatsen geëxperimenteerd is met het overbrengen van raadsinformatie. Deze pilots hebben er echter nog niet voor gezorgd dat er een nieuwe werkwijze is ontstaan en dat gemeenten verantwoording hebben genomen om raadsinformatie digitaal te archiveren. In tegendeel: diverse provincies hebben vanuit hun verantwoording van interbestuurlijke toezicht gemeenten gewezen op het belang van het digitaal archiveren van de lokale besluitvorming, zonder dat daar veel mee gedaan is. De reden daarvoor naar ons idee, komt door de complexiteit van het digitaal archiveren van videotulen.

Waarom is het digitaal archiveren van videotulen en raadsinformatie zo complex?

1. Verantwoording

Allereerst zien we dat het onduidelijk is wie het initiatief moet nemen voor het archiveren van de raadsinformatie. De archiefverantwoording ligt wettelijk bij het college, maar de domeinkennis ten aanzien van het politieke proces ligt bij de griffie. Deze versnippering van verantwoording zorgt voor onduidelijkheid en zeker niet voor snelheid.


2. Technische complexiteit

Het archiveren van video bestanden is daarnaast ook gewoon lastig. Niet zozeer door het archiveren van deze bestanden op zichzelf, maar wel door de archiefeisen die stellen dat de videotulen op een geordende manier moeten worden bewaard en toegankelijk moeten worden gehouden. In de praktijk betekent dit, dat raadsinformatie toegankelijk en doorzoekbaar moet blijven, inclusief alle bijbehorende metadatering die is toegevoegd aan een politiek vergadering. Hierin volstaat het dus niet om een videobestand op zichzelf op te slaan, maar zou een burger of journalist ook in de toekomst de bijbehorende stemmingen, moties, schriftelijke vragen, etc. eenvoudig moeten kunnen terugvinden.

3. Aandacht en focus

Daarnaast zien wij ook dat de (digitale) archivering van raadsinformatie bij veel overheidsorganisaties minder aandacht krijgt dan het (digitaal) archiveren van een zaak in het zaaksysteem of documentmanagementsysteem. Het archiveren van politieke vergaderingen en de bijbehorende raadsinformatie wordt ingewikkeld gevonden en krijgt daardoor niet de focus van de afdeling DIV of de archieffunctionaris.


4. Hoeveelheid data

Als laatste zien we dat het bij opslaan van videotulen het al snel kan gaan over terabytes aan informatie. Veel gemeenten hebben hiervoor momenteel niet de infrastructuur om dit op een eenvoudige manier te faciliteren.


Gezien deze opsomming aan complicerende factoren is het verklaarbaar dat er de afgelopen vijf jaar nog weinig werk verzet is in de lokale democratie met betrekking tot het digitaal archiveren van raadsinformatie en bijbehorende videotulen.

Is een webarchief dan de oplossing?

Waar we de afgelopen jaren wel beweging gezien hebben ten aanzien van het digitaal archiveren, is het zogenoemde ‘webarchiveren’. Dit is een mooie ontwikkeling, waarbij gemeentelijke websites integraal gearchiveerd worden. Hiermee worden websites feitelijk bevroren en kan er achteraf in oude websites gezocht worden. Een aantal gemeenten hebben op deze manier ook het raadsinformatiesysteem opgenomen in een webarchief.


Dit lijkt een laagdrempelige manier te zijn om ook de raadsinformatie digitaal te archiveren. In de praktijk heeft deze werkwijze echter diverse nadelen. Het belangrijkste nadeel, is dat videobestanden niet doorzoekbaar blijven en dat de videobestanden zelf vaak geen onderdeel vormen van de dienstverlening van het webarchief. Daarmee voldoet deze oplossing helaas niet aan de archiefverplichting, om archiefbescheiden op een geordende manier toegankelijk te houden en bewaren.

Maar wat is dan wel de juiste oplossing? Het volledige antwoord op die vraag zal waarschijnlijk nog enkele jaren op zich laten wachten. NotuBiz bevindt zich echter aan de voorhoede van alle ontwikkelingen omtrent digitale archivering van (politieke) overheidsinformatie en is continu bezig om meer kennis te verzamelen over dit complexe vakgebied om u als klant zo goed mogelijk te kunnen adviseren en ondersteunen.


Zo ontwikkelen wij momenteel verschillende functionaliteiten om aan goed archiefbeheer en record management te kunnen doen. Met deze functies wordt het niet alleen mogelijk om uw videoverslagen op een duurzame manier te bewaren en bevriezen, maar kunt u ook voldoen aan de wettelijke eisen die daaraan worden gesteld. Daarnaast zijn wij met diverse klanten, archivarissen, archiefinstellingen en e-depot leveranciers in gesprek om het hele proces, van creatie van videoverslagen tot de uiteindelijke overdracht of vernietiging daarvan, in kaart te brengen en de verdere benodigde ondersteuning daarvoor te kunnen ontwikkelen. Ook als het gaat om de ondersteuning na overdracht.

Wat zijn de belangrijkste punten voor digitale archivering?