NotuBiz ontwikkelt Record Management in samenwerking met klanten

“Binnen de gemeente is er nog geen goed bewustzijn dat digitale informatie bewaard moet worden om deze informatie niet kwijt te raken, aangezien het nu gewoon teruggevonden kan worden in Politiek Portaal.”

Tijdens een co-creatie sessie op 22 maart besprak NotuBiz de afgeronde en aankomende ontwikkelingen

Op 22 maart j.l. vond de eerste co-creatie sessie met klanten plaats over het onderwerp digitale archivering en de te ontwikkelen functionaliteiten met betrekking tot record management in het bijzonder. Tijdens deze sessie waren diverse griffiers, informatieadviseurs en archivarissen aanwezig van gemeenten zoals Altena, Barendrecht, Den Haag, Rotterdam, Schiedam en Sittard-Geleen.


Voorproefje van ontwikkelingen

Sinds het begin van 2019 is NotuBiz al bezig met de ontwikkeling van de functionaliteiten met betrekking tot het 'bevriezen' van evenementen. Deze ontwikkelingen werden aan de aanwezige klanten getoond, waarbij NotuBiz dankbaar gebruik maakte van de feedback die werd gegeven op de beschikbare demo en designs en de aandachtspunten die vanuit het afwijkende proces bij verschillende klanten naar boven kwamen.

“Het is belangrijk om als overheidsorganisatie voorzorgsmaatregelen te treffen om het digitale archief duurzaam raadpleegbaar en toegankelijk te houden. Dit is wezenlijk anders dan een papieren archief dat er in veel gevallen gewoon ‘is’”

Archiveren by design

Een belangrijk onderwerp dat tijdens de sessie naar boven kwam, is het zogenaamde 'archiveren by design'. Deze vorm van archiveren gaat ervan uit dat een archiefstuk al ontstaat op het moment dat je iets creëert. Archiveren begint dus niet pas bij de handelingen van bevriezing of overdracht, maar vanaf het moment van creatie. Vanaf dat moment gaan bewaar- en/of vernietigingstermijnen en dus de archieffunctie in. Het is dan ook van belang dat bij het inrichten van processen, ook in het raadsinformatiesysteem, hier rekening mee wordt gehouden.


Metadatering

Een ander belangrijk punt dat in de sessie aan bod kwam, is de toepassing van een juiste en volledige metadatering. Bij diverse gemeenten blijkt in de praktijk dat de metadatering van allerlei stukken informatie niet op de juiste manier wordt gedaan of niet volledig wordt toegepast. Dat lijkt voor nu wellicht niet een struikelblok, maar voor een duurzame toegankelijkheid van archiefstukken is deze metadatering van groot belang. Op basis van deze metadatering kunnen stukken in de toekomst worden teruggevonden. Betrokkenheid vanuit de griffie wordt daarbij vanuit de aanwezige klanten als een belangrijke voorwaarde gesteld voor een goede en duurzame archivering.

“Veel overheidsorganisaties archiveren raadsinformatie in het zaaksysteem of DMS, maar bij deze 'archivering' gaat veel belangrijke (meta)data en context verloren en verliest de raadsinformatie een groot deel van de (politieke) waarde.”

Interessante vragen en inzichten

Naast feedback van de aanwezige klanten op specifieke onderdelen van de nieuwe functionaliteiten en de antwoorden van deze klanten op onze vragen, kwamen er ook veel nieuwe vragen en inzichten naar voren tijdens de co-creatie sessie. Met elk gesprek dat NotuBiz voert, leren wij zo iedere keer weer een beetje meer over de specifieke wensen en behoeften van onze klanten omtrent digitale archivering en record management in het bijzonder. Deze waardevolle punten worden meegenomen bij de verdere ontwikkeling van de 'bevriezen' functionaliteit en andere functionaliteiten, zoals 'vernietigen' en 'logging'.


Ook meedenken?

Als partner van de lokale democratie staan wij altijd open voor de input en ideeën van onze klanten. Tijdens de co-creatie sessie was er voor de aanwezige griffiers, informatieadviseurs en archivarissen dan ook volop ruimte voor eigen inbreng.


Is digitale archivering ook binnen uw organisatie een belangrijk onderwerp en wilt u graag feedback geven en/of meedenken over de afgeronde en nog te ontwikkelen functionaliteiten van record management ten behoeve van een juiste archivering? Neem dan contact op met onze Product Manager Niki van de Loo.


“Als documenten vanuit het raadsinformatiesysteem naar het documentmanagementsysteem worden overgezet ter archivering, is bij uiteindelijke overdracht het politieke proces niet (goed) meer te reconstrueren.”

Heeft u vragen over digitale archivering en record management?