De 5 belangrijkste punten met betrekking tot digitale archivering

Duurzame toegankelijkheid

Archiveren is belangrijk om informatie voor korte of langere tijd veilig te stellen. Niet alleen zodat medewerkers hun werk goed kunnen uitvoeren, maar ook om verantwoording over activiteiten af te kunnen leggen. Vooral voor overheidsorganisaties is deze verantwoording van belang, waarbij vanuit de organisatie of vanuit burgers vaak vragen worden gesteld over handelingen uit het verleden. Zonder goede archivering is deze verantwoording niet mogelijk.


Archiveren is alles wat nodig is om informatie duurzaam toegankelijk te maken. Zo kunnen niet alleen huidige gebruikers de informatie vinden en gebruiken, maar kunnen toekomstige gebruikers dat ook. Archiveren is dan ook niet alleen het bewaren van informatie. Het betekent ook dat informatie op zo'n manier wordt bewaard dat het bestand is tegen verandering en voor de eeuwigheid beschikbaar is. Toegankelijkheid kenmerkt zich door vijf kwaliteitskenmerken.

1. Vindbaarheid

Vindbaarheid is de basis van toegankelijkheid. Als een informatieobject niet vindbaar is voor een gebruiker die er recht op heeft, dan bestaat het effectief niet. Het is dan ook belangrijk dat huidige en toekomstige gebruikers alle relevante informatie snel en eenvoudig kunnen vinden. Vindbaarheid is daarmee een van de belangrijkste punten met betrekking tot archivering en komt zelfs expliciet terug in de Archiefregeling artikel 20 en NEN 2082 eis 45.

2. Beschikbaarheid

Bij beschikbaarheid gaat het erom dat de gebruiker eenvoudig gevonden informatie kan opvragen. Tenzij uiteraard de gebruiker hier geen inzage recht voor heeft. Over het algemeen zijn archiefbescheiden die overgedragen zijn aan een archiefbewaarplaats echter openbaar en moeten dus ook beschikbaar zijn voor iedereen.

Dit betekent onder andere dat er geen onredelijke technische of procedurele belemmeringen mogen zijn om informatie op te vragen als een gebruiker daar recht op heeft. Voor alle informatieobjecten moet dan ook een weergave beschikbaar zijn binnen redelijke tijd en inspanning.

3. Leesbaarheid

Om toegankelijkheid te waarborgen is het ook van groot belang dat informatie in de tijd leesbaar blijft. Dit betekent niet alleen dat de inhoud bestand is tegen (technologische) veranderingen, maar ook dat de gebruiker beschikt over de juiste instrumenten zoals systemen, software, etc. om informatie te openen en te bekijken, zonder dat hierdoor de inhoud aangetast wordt.

4. Interpreteerbaarheid

Bij de interpreteerbaarheid gaat het erom dat de gebruiker betekenis kan geven aan de informatie. De gebruiker weet wanneer en door wie de informatie is gemaakt. Waarom en waarvoor de informatie is gemaakt en gebruikt en wat de status is van de informatie. Daarbij moet de definitie van de begrippen die gebruikt zijn tevens duidelijk zijn. Voor duurzame toegankelijkheid is dus de context waarin de informatie zich bevindt van groot belang.

Vooral voor politieke vergaderingen is dit belangrijk. Zonder de politieke context van informatiestukken kan niet achterhaald worden hoe besluitvorming precies is gelopen en gaat waardevolle informatie verloren. Dit betekent dat het bewaren van alleen een besluitenlijst niet voldoende is om zogezegd een goede representatie te zijn van een activiteit die heeft plaatsgevonden. De context van besluitvorming is hierin namelijk in veel gevallen niet meegenomen.

5. Betrouwbaarheid

Voor de duurzame toegankelijkheid van informatie is het als laatste niet alleen belangrijk dat informatie vindbaar, beschikbaar, leesbaar en interpreteerbaar is, maar daarnaast is het van haast nog groter belang dat de gebruiker ervan op aan kan dat de informatie betrouwbaar is. Dit betekent dat het opgeslagen is op het moment en door de persoon zoals aangegeven en dat er sindsdien geen (on)bedoelde of onbevoegde wijzigingen zijn aangebracht. Hierbij moet te achterhalen zijn wat er in de loop van de tijd met de informatie is gebeurd. Zo kan eventueel worden ingeschat of de betrouwbaarheid is aangetast.

Overige termen

Voor de bovenstaande vijf belangrijkste punten van (digitale) archivering worden ook vaak synoniemen gebruikt. Denk daarbij voor de betrouwbaarheid van informatie bijvoorbeeld aan termen als authenticiteit en persistentie. Deze woorden lijken wellicht extra eisen die worden gesteld aan een goede archivering, maar betekenen in de basis hetzelfde. Namelijk dat informatie zo opgeslagen moet worden als dat het was op het moment van de activiteit en/of handeling en dat het beschermd is tegen veranderingen.

Hetzelfde geldt voor een term als volledigheid. In veel stukken over (digitale) archivering wordt gesproken over de volledigheid van de te bewaren archiefbescheiden. Dit betekent niets anders dan de interpreteerbaarheid van de informatie, waarbij het belangrijk is dat de activiteit en/of handeling waar het stuk betrekking op heeft in zijn volledigheid gereconstrueerd kan worden op basis van de aanwezige informatie. Alleen als informatie volledig is, kan het worden beschouwd als een representatie van de activiteit of handeling.

NotuBiz ontwikkelt een oplossing voor digitale archivering samen met de klant