Record Management en het proces van bewaren en vernietigen

Digitale archivering van politieke besluitvorming

Tegenwoordig maken steeds meer gemeenten gebruik van een raadsinformatiesysteem in combinatie met een audio- of videoverslag van raadsvergaderingen. De informatie binnen deze digitale systemen en verslagen, waaronder de videoverslagen, komt op grond van de Archiefwet, zoals u in het vorige artikel heeft kunnen lezen, ook in aanmerking voor blijvende bewaring. Het is voor gemeenten dus belangrijk om de duurzame toegankelijkheid en herbruikbaarheid van deze digitale documenten en verslagen op een goede manier te regelen. Niet alleen om te voldoen aan wet- en regelgeving, maar ook om de betrouwbaarheid van informatie te garanderen en daarmee het vertrouwen in de lokale democratie te versterken.

NotuBiz als 'voor' archief

Hiermee is Politiek Portaal of NotuRecord voor u als NotuBiz klant niet alleen meer belangrijk als raadsinformatiesysteem of digitale verslagleggingstool, maar ook als voorbereiding van de digitale archivering voor alle raadsdocumenten, notulen en videoverslagen. Met onze Hosting zorgen we al voor een duurzame opslag van informatie zodat deze altijd beschikbaar blijft. Daarnaast zijn wij bezig met de ontwikkeling van functionaliteiten ten behoeve van de duurzame archivering van informatie waarbij rekening wordt gehouden met veranderende standaarden, zodat uw digitale informatie op de juiste wijze in de tijd toegankelijk blijft.

Digitale archivering en Record Management

De eerste stappen die we op dat gebied hebben gezet, vallen onder de noemer Record Management. Op dit moment voldoen Politiek Portaal en NotuRecord al voor een groot deel aan de normering (NEN 2082 en ISO 16175) die gesteld is aan dit onderwerp. Er missen echter nog enkele specifieke functionaliteiten, welke onder te verdelen zijn in verschillende categorieën, namelijk Archiveren (bevriezen), Vernietigen, Persistentie, Logging, en Rapportage.

Op dit moment kunnen gegevens in Politiek Portaal Beheer te allen tijde bewerkt worden. Ook vergaderingen uit een ver verleden kunnen nog worden aangepast wanneer een beheerder informatie zou willen toevoegen of verwijderen. Om te kunnen garanderen dat vergaderingen zo in het systeem blijven staan als dat ze destijds behandeld zijn (persistentie), zijn er functionaliteiten benodigd waarmee informatie gearchiveerd, en dus bevroren, kan worden. Om aan de selectielijsten binnen uw organisatie te kunnen voldoen is het daarnaast ook belangrijk om te kunnen vernietigen.

De mogelijkheden van en benodigdheden voor deze functionaliteiten zijn wij momenteel aan het onderzoeken en ontwikkelen. De ontwikkeling van de bevriezingsfunctionaliteit is grotendeels afgerond. De evenementen in Politiek Portaal Beheer hebben daarvoor een extra bewerkoptie gekregen. Met deze bewerkoptie kan informatie aangemerkt worden als ‘klaar voor archivering’. Door deze aanmerking te geven, komt het evenement, inclusief alle data, in het overzicht ‘Te archiveren items’ te staan waar het item definitief gearchiveerd kan worden door de aangewezen functionaris.

Bevriezing en persistentie

Zodra het vergaderproces is afgerond en alle relevante informatie, zoals een mediabestand, de sprekersinformatie, de besluitenlijst en de stemmingen, is toegevoegd, is de vergadering gereed om gearchiveerd te worden in Politiek Portaal. Met een eenvoudige handeling is de vergadering inclusief alle bijbehorende informatie te bevriezen. Dat betekent dat er niets meer gewijzigd kan worden en de vergadering daarmee wordt toegevoegd aan het 'Politiek Archief'. De vergadering blijft daarmee te allen tijde beschikbaar in Politiek Portaal en (openbaar) raadpleegbaar voor geïnteresseerden. Hiermee wordt ook de persistentie gewaarborgd en blijven documenten bewaard zoals deze op het moment van besluitvorming bestonden.

Vernietiging

Op dit moment is het in Politiek Portaal alleen mogelijk om informatie te verwijderen. Om aan de juiste normen te voldoen, moet informatie niet alleen verwijderd, maar ook vernietigd kunnen worden. Het vernietigen van informatie is niet alleen van belang ten aanzien van digitale archivering, maar ook ten aanzien van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Overheidsinstanties staan steeds meer voor de uitdaging om op de juiste manier om te gaan met persoonsgegevens. Indien gewenst dienen dergelijke gegevens vernietigd te kunnen worden. Wanneer informatie vernietigd wordt, is dit niet meer te herstellen door NotuBiz.

Logging

Naast de zichtbare functionaliteiten in Politiek Portaal ten behoeve van het bevriezen en vernietigen van informatie, zullen er onder water ook de nodige aanpassingen worden gemaakt. De logging, van alle door de gebruiker gemaakte wijzigingen, wordt uitgebreid om bij elk gearchiveerd evenement een juiste ‘audit trail’ weer te geven. Op die manier is het voor de beheerder mogelijk om alle handelingen in Politiek Portaal na te gaan indien gewenst.

Rapportage

Met behulp van een rapportage-functie wordt het mogelijk om een uitdraai te maken van alle gearchiveerde informatie. Hiermee is de module Record Management een complete functionaliteit waarmee u als klant alle (politieke) informatie op de juiste wijze kunt bewaren in Politiek Portaal en tegelijkertijd verantwoording kunt afleggen richting de gemeentelijke of provinciale archiefdienst. Zo bent u optimaal voorbereid op de uiteindelijke overdracht van uw data naar een archiefbewaarplaats.

Wat zijn de inzichten van een expert?