Interview met Geert-Jan van Bussel, expert op het gebied van (digitale) archivering

Inzichten van een expert

“Tegenwoordig begrijpt bijna iedereen wel dat er iets gedaan moet worden met de enorme vloed aan data die op organisatie afkomt, dat er moet worden vernietigd, maar ook bewust moet worden bewaard.”

Geert-Jan van Bussel en NotuBiz werken sinds 2018 samen om onze dienstverlening te laten voldoen aan wetgeving omtrent digitale archivering. Zo is er in 2018 een audit uitgevoerd op het NotuBiz systeem waarbij mooie stappen in kaart konden worden gebracht om klanten nog beter te kunnen ondersteunen. Hoog tijd voor een interview met adviseur en auditor op het gebied van (digitale) archivering, Geert-Jan van Bussel.

Hoe bent u begonnen als auditor op het gebied van (digitale) archivering?

Mijn achtergrond is erg divers. Van oorsprong ben ik historicus, maar ik heb tegelijkertijd business informatics gestudeerd, daarna business administration en, tenslotte, de archiefopleiding gedaan. Zo was ik in mijn carrière al snel met (digitale) archieven bezig en heb ik uiteindelijk besloten om de verschillende disciplines te combineren in Van Bussel Document Services (VBDS). In eerste instantie werden hier alleen adviesdiensten in geboden. Dat advies richtte zich op de verwerking van informatie in bedrijfsprocessen en de archivering daarvan op zo'n manier dat de rechtmatigheid van werken van organisaties was gewaarborgd. Uiteindelijk ben ik mij ook gaan richten op Enterprise Information (Content) Management (EIM), waarin ik het concept van de informatiewaardeketen heb neergezet. Hierin is het hele proces van informatiecreatie tot en met duurzame bewaring of vernietiging opgenomen. Na 2000 werden er steeds meer normen en richtlijnen voor 'archivering' vastgesteld, waar ook steeds meer vragen over kwamen vanuit de markt. Vele organisaties wilden bijvoorbeeld software die kon voldoen aan die normen en richtlijnen. Aangezien er geen partijen in Nederland waren die daarop toetsten, heb ik verschillende audit-opleidingen gevolgd en ben ik met een audit-praktijk begonnen.


Met welke vraagstukken krijgt u zoal te maken in uw werk?

Voor mijn auditpraktijk houd ik mij bezig met het uitvoeren van nulmetingen, pre-audits en audits van normen en richtlijnen, zoals ISO 15489, ISO 16175, NEN 2082 en ED3. Ik krijg hierbij vooral vragen over het effect van moderne ontwikkelingen op bestaande informatie-infrastructuren en hoe organisaties daar strategisch op moeten handelen. Dus eigenlijk: hoe gaat de informatiemaatschappij de manier waarop organisaties hun EIM hebben geregeld beïnvloeden? Belangrijke thema's daarin zijn flexibilisering van informatiesystemen, (verandering van) organisatieculturen, de voor- en nadelen van de toepassing van nieuwe technologie, privacy, en de inrichting en managing van information governance. Dat laatste is op dit moment eigenlijk mijn voornaamste adviesthema. Dat raakt ook alle andere aspecten van EIM.


Hoe is het archiveringslandschap veranderd in de afgelopen vijf jaar?

De afgelopen vijf jaar zijn veel ontwikkelingen in een stroomversnelling gekomen. Het belangrijkste is dat de bewustwording van de noodzaak van archivering (inclusief bewaren en vernietigen van informatie) veel groter is geworden. Ik merk dat het toepassen van een information governance benadering het veel makkelijker maakt om digitale archivering op de agenda te plaatsen. Tegenwoordig begrijpt bijna iedereen wel dat er iets gedaan moet worden met de enorme vloed aan data die op organisatie afkomt, dat er moet worden vernietigd, maar ook bewust moet worden bewaard. Maar 'bewust zijn van' en 'handelen', zijn twee verschillende dingen. Een organisatie of infrastructuur is ook niet zomaar aangepast. Dat kost tijd en geld. Van belang is dat uiteindelijk duurzaam bewaren ook mogelijk gemaakt wordt door het aanbieden van edepot-voorzieningen en dat steeds meer organisaties dergelijke voorzieningen gaan gebruiken. De nieuwe Archiefwet maakt het gebruik van commerciële depots mogelijk en dat is een zeer positieve ontwikkeling. Dat vereist echter wel een hele goede organisatorische inrichting, omdat de verantwoordelijkheden gedeeld worden door verschillende partijen.

“De (politieke) context zorgt ervoor dat informatie betrouwbaar kan worden geïnterpreteerd, terwijl een goede doorzoekbaarheid ervoor zorgt dat een gebruiker een 'compleet' beeld krijgt van wat er zich heeft afgespeeld bij een bepaalde handeling of activiteit.”

Wat zijn de meest voorkomende fouten omtrent digitale archivering?

Wat ik in de praktijk bij overheidsorganisaties vaak zie gebeuren, is dat het hele traject van EIM niet wordt gestuurd of bestuurlijk is ingebed. Het proces wordt overgelaten aan de belangen die verschillende organisatieonderdelen hebben. Als er echter geen centrale sturing of overzicht is, gaat het fout. Zo zie je nog heel vaak dat de informatiehuishouding heel goed is georganiseerd in de traditionele DIV- of archiefafdelingen, maar dat het verder in de organisatie wordt overgelaten aan het toeval. Dan wordt er een slecht archief gerealiseerd, zeker in de digitale omgeving. Zo zijn er maar weinig mensen binnen een organisatie die een overzicht hebben van alle data en informatie, laat staan dat men weet waar het is opgeslagen.


Hoe belangrijk is het behoud van de politieke context en doorzoekbaarheid bij archivering?

Zeer belangrijk. Wat de context is van het handelen, of het nu politiek is of niet, bepaalt eigenlijk hoe de opgeslagen informatie moet worden geïnterpreteerd. Als ik de context niet weet, heb ik 'losse' informatie, die eigenlijk niet zo heel veel zegt. Een gebruiker heeft dan misschien wel interessante informatie, maar kan er niets mee om hij of zij niet weet of het betrouwbaar is. Context zorgt dat informatie betrouwbaar kan worden geïnterpreteerd. Toegankelijkheid van de informatie, waar een goede doorzoekbaarheid aan bijdraagt, zorgt dat een gebruiker een 'compleet' beeld krijgt van wat er zich heeft afgespeeld bij een bepaalde handeling of activiteit.


Wat is belangrijk bij de archivering van videoverslagen?

Vooral het behoud van de context, alsmede de doorzoekbaarheid van informatie is zoals aangegeven zeer belangrijk. Dat kan worden aangevuld met het belang van het technische beheer. Videoformaten en de software waarmee deze wordt gemaakt en gelezen verandert snel. Dat impliceert dat er continue beheer moet zijn om dat soort bestanden leesbaar te houden, zonder verlies aan vorm en functionaliteit. In edepot-voorzieningen moet dat worden ingeregeld. Als dat niet gebeurt en het technische beheer faalt, dan kan het zo maar zijn dat dit soort bestanden over twintig jaar niet meer raadpleegbaar zijn.

“In de praktijk zie ik vaak dat het archiveringsproces niet wordt gestuurd of bestuurlijk is ingebed. Zo zijn er maar weinig mensen binnen een organisatie die een overzicht hebben van alle data en informatie, laat staan dat men weet waar het is opgeslagen.”
“De griffie vervult een belangrijke rol in (digitale) archivering. Zij zijn degenen die het hele traject sturen en ondersteunen en zo ervoor kunnen zorgen dat het proces reconstrueerbaar is. Zo maakt de griffie uiteindelijk langdurig behoud van politieke informatie mogelijk.”

Wat is de rol van de griffie bij de archivering van besluitvorming?

De rol van de griffie is zeer belangrijk. Zij zijn namelijk degenen die het hele traject sturen en ondersteunen. Zij voeren het proces uit en zorgen ervoor dat het reconstrueerbaar is. Zij spelen dus een belangrijke rol voor de contextualisering en het opslaan op een wijze die langdurig behoud mogelijk maakt. Het gebruik van systemen waarin archiveringsfunctionaliteit is opgenomen is dan ook van groot belang.


Wat is de belangrijkste stap in het proces van (digitale) archivering?

Er is niet één stap die belangrijk is. Om goed te kunnen archiveren zal de hele informatiewaardeketen moeten worden georganiseerd en gemanaged en zal er een centraal information governance-kader moeten worden gerealiseerd. Zonder dit blijft archivering in de praktijk fragmentarisch en zal er veel cruciale informatie alleen bij toeval bewaard worden of blijft het aanwezig terwijl het wettelijk al vernietigd had moeten zijn.


Waar moeten overheidsorganisaties rekening mee houden voor de nabije toekomst?

Naast allerlei technische ontwikkelingen is het allervoornaamste voor overheidsinstanties een information governance kader te implementeren waarin alle aspecten van EIM worden gestuurd, gemanaged, getoetst en geïntegreerd. Dit is de fundering voor archivering. Alle technische ontwikkelingen dragen bij aan het realiseren van dat fundament. Dus: de aandacht moet af van technologie en moet gaan naar hoe informatie te sturen en te managen. Een geïntegreerd information governance raamwerk kan dat realiseren.

Archivering van videoverslagen: hoe zit het precies?