Regelgeving omtrent digitale archivering en record management

Archiefwet, Archiefbesluit, Archief-regeling en Archiefverordening

De Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling vormen samen het juridisch kader voor de archivering van overheidsinformatie. Maar wat betekent dit precies en wat zijn de belangrijkste bepalingen uit dit juridische kader?


Archiefwet

De Archiefwet 1995 regelt de vorming, het beheer en de toegang van overheidsarchieven. In deze wet staan verschillende regels voor overheidsorganisaties omtrent het duurzaam archiveren van hun informatie. De belangrijkste bepaling van de wet is dat overheden hun informatie in goede, geordende en toegankelijke staat moeten brengen en bewaren. De informatie moet dus makkelijk te vinden en te raadplegen zijn. Daarbij moeten overheden zorgen voor de tijdige en duurzame bewaring (overdracht naar een archiefbewaarplaats) of vernietiging van informatie die daarvoor in aanmerking komt op basis van selectielijsten. Te bewaren informatie moet na uiterlijk twintig jaar worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats, waarna ze automatisch openbaar worden. De Archiefwet regelt daarnaast de verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van overheidsinformatie (het zogenaamde zorgdragerschap).


De Archiefwet 1995 is uitgewerkt in het Archiefbesluit en de Archiefregeling.

Archiefbesluit

Het Archiefbesluit 1995 is de voornaamste uitvoeringsregeling van de Archiefwet en gaat onder andere in op het opstellen en vaststellen van de selectielijsten voor bewaring en vernietiging van overheidsinformatie. In principe gaat het Archiefbesluit over dezelfde onderwerpen als de Archiefwet, maar geeft meer gedetailleerde regels over bijvoorbeeld het archiefbeheer en de archiefruimte.


Archiefregeling

De Archiefregeling geeft nadere uitwerking aan verschillende onderdelen van het Archiefbesluit, waaronder de duurzaamheid, ordening en toegang van overheidsinformatie. Zo moet uw overheidsorganisatie maatregelen nemen om blijvend te bewaren informatie in goede en geordende staat te houden. Hoe u dat moet doen, staat in de Archiefregeling.


Archiefverordening

Daarnaast kent iedere provincie een eigen Archiefverordening, die volgens de bepalingen van de Archiefwet 1995 de zorgplicht van gedeputeerde staten en het toezicht van de archivaris op het beheer moet regelen.

NEN 2082, NEN-ISO 15489 en Record management

Naast de Archiefwet en aanverwante besluiten, regelingen en verordeningen zijn er ook diverse normen die een rol spelen bij de juiste archivering van overheidsinformatie.


NEN 2082

NEN 2082 is een Nederlandse norm gebaseerd op de NEN-ISO 15489 en de NEN-ISO 23081. De norm beschrijft de functionele eisen om informatie- en archiefmanagement met software te ondersteunen en zo te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving (zoals de Archiefwet). De norm geeft aan welke functionaliteiten nodig zijn om optimale kwaliteit van record management binnen een organisatie te kunnen bereiken. Een internationaal alternatief voor deze norm is ISO 16175.


NEN-ISO 15489

Een van de belangrijkste normen naast NEN 2082 is de NEN-ISO 15489. Deze norm voor informatie- en archiefmanagement biedt een algemeen geaccepteerd kader met richtlijnen, waarop organisaties hun informatiehuishouding kunnen baseren om te voldoen aan wet- en regelgeving en in control te zijn van de alsmaar groeiende informatie in organisaties.

Daar waar de NEN 2082 iets zegt over de eisen gesteld aan een softwareoplossing, geeft de ISO 15489 aan of de organisatie de informatiehuishouding uitvoert op een wijze die invulling geeft aan wet- en regelgeving.


Record management

De NEN 2082 en NEN-ISO 15489 gaan onder andere over het proces van record management; het identificeren, klasseren, archiveren, bewaren en eventueel vernietigen van 'records'. Deze records kunnen verschillende type data zijn, zoals documenten en metadata, maar ook multimedia en stemmingen. Volgens de ISO norm is het voor record management van belang dat de records voldoende inhoud, context en structuur bevatten om als bewijs of legitimering te dienen voor een activiteit.


Record management wordt daarmee ook wel archiefbeheer genoemd en gaat daarnaast ook over de juiste verwerking en opslag van overheidsinformatie. Bij deze verwerking en opslag is het van belang dat data duurzaam toegankelijk, vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en bestand tegen veranderingen is en blijft. Om dit te kunnen waarborgen moet er bij softwareoplossingen voor record management dan ook functionaliteiten worden ingericht voor 'bevriezing', 'persistentie', 'vernietiging', 'logging' en 'rapportage'.

Vertaling voor uw organisatie

In het eerste artikel van de Archiefwet 1995 is vastgelegd dat ook digitale informatie van de overheid tot de archiefbescheiden kan worden gerekend. In de Archiefregeling is vervolgens uitgewerkt waaraan (te bewaren) digitale archiefbescheiden moeten voldoen. Samen met de eisen met betrekking tot record management geldt voor uw organisatie als overheidsinstelling dat digitale overheidsinformatie (1) moet zijn wat het beweert te zijn, (2) een accurate voorstelling moet zijn van de 'activiteit' waar het over handelt, (3) niet ongeautoriseerd te veranderen moet zijn, en (4) vindbaar, raadpleegbaar en begrijpelijk moet zijn binnen de originele context waarin het zich bevond.


Publicatie van overheidsinformatie garandeert daarbij nog niet de vindbaarheid of authenticiteit. Zonder de juiste metadata over onderwerp, status, etc., verdrinkt u in de documenten en is het lastig(er) om de juiste informatie terug te vinden of vast te stellen waar het document vandaan komt.

Bij overdracht naar een archiefbewaarplaats wordt overheidsinformatie zonder specifieke voorzorg daarom al snel ontoegankelijk, onvindbaar en/of onleesbaar. Zonder een juist archiefbeheer vóór overdracht naar een archiefinstelling zal overheidsinformatie dan ook niet op de juiste manier en/of volledig (kunnen) worden overgedragen.


Binnen het raadsinformatiesysteem is het dan ook van belang dat er bij het moment van documentcreatie en/of start van het (besluitvormings)proces al wordt nagedacht over de uiteindelijke archivering van het proces en alle besluitvorming en documenten die daarbij horen. Dit wordt ook wel 'archivering by design' genoemd. Zo moet er adequaat archiefbeheer plaatsvinden om te waarborgen dat processen zodanig ingericht worden dat overdracht naar een archiefbewaarplaats soepel kan verlopen.


Record management kan daarin een grote rol spelen als u de benodigde functionaliteiten goed inricht.

Wat zijn de mogelijkheden van record management?