Stappenplan aanpak verbetering digitale toegankelijkheid

Om u te ondersteunen in de verbetering van de digitale toegankelijkheid van uw organisatie hebben wij belangrijke stappen voor u op een rij gezet waarmee u tot een plan van aanpak kan komen

1. Inventariseer de in gebruik zijnde websites en apps

De eerste stap in elk project is het bepalen van de scope zodat duidelijk is wat er allemaal moet gebeuren. De eerste stap in het toegankelijk maken van uw website(s) is dan ook het inventariseren of in kaart brengen van alle websites en applicaties van uw organisatie. Vervolgens moet u bepalen welke websites wel en niet onder de wetgeving van de digitale toegankelijkheid vallen. De wetgeving is namelijk niet alleen van toepassing op websites die uw organisatie beheert, maar ook op intranetten en websites waarvoor u de publicerende organisatie bent en dus ook verantwoordelijk bent voor de publicatie. Een RIS of BIS is daar een voorbeeld van.

2. Inventariseer met welke leveranciers er wordt gewerkt

Tijdens de inventarisatie van de websites is het ook belangrijk dat u de leveranciers waar u gebruik van maakt inventariseert. Hierbij kunt u kijken naar wie wat doet: wat beheert uw organisatie en wat beheert de leverancier. Indien de leverancier verantwoordelijk is voor het technische beheer, kan in contracten worden gecontroleerd welke afspraken hierover zijn gemaakt. Leveranciers zijn bijvoorbeeld niet verantwoordelijk voor de inhoud die u binnen hun systemen plaatst. Hierin zult u zelf de benodigde (voorzorg)maatregelen moeten treffen om te zorgen dat wat u op uw website(s) plaatst door u toegankelijk is gemaakt.

3. Bepaal de huidige mate van (digitale) toegankelijkheid

Om in kaart te brengen hoeveel werk het project gaat kosten, is het ook van belang om een beeld te schetsen van de huidige toegankelijkheid van uw website(s). Door deze resultaten te combineren, ontstaat er een overzicht van de complexiteit van het uitvoeren van de aanpassingen die nodig zullen zijn. Zowel bij uw leveranciers als binnen uw eigen organisatie. Neem hierbij ook vooral de mate van aanwezige kennis mee. Is iedereen binnen uw organisatie op de hoogte van alle eisen?

4. Bepaal de te nemen maatregelen

Nadat alle informatie is geïnventariseerd, kunnen de maatregelen bepaald worden die nodig zijn om (tijdig) aan de wetgeving te voldoen. Hierbij is onderscheid te maken tussen maatregelen voor uw website(s) en organisatiebrede maatregelen. Zo is het handig om voor uw website(s) te bepalen of deze wordt uitgefaseerd, samengevoegd met een andere website, of hoeveel tijd en/of geld de aanpassingen gaan kosten.

Organisatiebrede maatregelen zijn afhankelijk van waar uw organisatie op dit moment staat. Het kan bijvoorbeeld uit de inventarisatie blijken dat het noodzakelijk is om de medewerkers die content creëren voor een website op te leiden in toegankelijk schrijven. Daarnaast is het gewenst om beleid op te stellen rondom websites (indien dat er nog niet is), zodat er geen wildgroei aan websites ontstaat en nieuwe websites direct aan de juiste eisen voldoen.

5. Voer de bepaalde maatregelen uit en controleer

Op het moment dat het plan van aanpak wordt goedgekeurd, kunnen de maatregelen worden uitgezet. Toegankelijkheid is echter geen eenmalig project, maar een doorlopend proces. Door organisatorische en procesmatige maatregelen te nemen kan toegankelijk werken een gewoonte worden binnen de organisatie. Het is hierbij aan te raden om gebruik te maken van de Plan-Do-Check-Act cyclus waarbij u periodiek test of de voorgestelde maatregelen zijn uitgevoerd en het gewenste effect hebben gehad om eventueel waar nodig bij te sturen.

Heeft u vragen over de digitale toegankelijkheid van uw RIS of BIS?