Hoe werkt de nieuwe NotuBox?

Naast de vernieuwde functionaliteiten vindt u in de nieuwe NotuBox ook veel vertrouwde functionaliteiten terug die wij in een nieuw jasje hebben gestoken. Met deze veranderingen werkt de nieuwe NotuBox gebruiksvriendelijker dan de huidige NotuBox. U kunt gemakkelijker documenten importeren, het nieuwe design is een stuk overzichtelijker en met de verbeterde zoekfunctie kunt u nu zelfs door notities zoeken. Dit maakt het werken met NotuBox een stuk prettiger en papierloos vergaderen nog gemakkelijker.

Functionaliteiten

De nieuwe NotuBox voor iOS en Windows 10 kent net als de huidige iOS app verschillende functies om het papierloos vergaderen zo makkelijk mogelijk te maken. Zo kunnen de vergaderkalender en bijbehorende agenda's worden bekeken en kunnen notities worden gemaakt en gedeeld. Deze weergaves zijn in de nieuwe NotuBox voor iOS en Windows 10 verbeterd zodat de voorbereiding van een vergadering en het openen tijdens een vergadering nog gebruiksvriendelijker werkt. Ook de functionaliteiten van de persoonlijke-, gedeelde- en vergadermappen zijn geoptimaliseerd en werken in de nieuwe NotuBox voor iOS en Windows 10 prettiger dan in de huidige iOS app. Daarnaast is het design van de raadsinstrumenten verbeterd en kunnen gebruikers gemakkelijker tussen documenten schakelen.


In het overzicht hieronder worden deze functionaliteiten kort voor u uitgelicht zodat u precies weet hoe de nieuwe NotuBox werkt.

De vergaderkalender

Als u NotuBox opent, komt u terecht in de kalender. U ziet in één oogopslag welke vergaderingen en evenementen er deze week zijn. De kalender kan ingesteld worden op een dag-, week-, of maand-weergave. Via de ververs-knop in de menubalk kunt u de kalender verversen en ziet u de meest actuele versie van de kalender. In de linker bovenhoek van het scherm bevindt zich een knop met drie streepjes. Hiermee opent u het menu. Via dit menu kunt u navigeren naar de verschillende onderdelen in NotuBox. Als u op een item tikt, opent de agenda.

De agenda

In de nieuwe NotuBox is het design van de ageda verbeterd. Bovenaan het agendascherm wordt de algemene informatie van de vergadering getoond. Onder deze informatie worden alle agendapunten weergegeven. Een slot-icoon voor een agendapunt geeft aan dat het agendapunt vertrouwelijk is. De tekstwolk-icoon met rode badge geeft aan hoeveel (gedeelde) notities er bij een agendapunt gemaakt zijn. Het document-icoon geeft aan hoeveel documenten er aan een agendapunt zijn gekoppeld. Als u vervolgens tikt op een agendapunt, opent een scherm met alle informatie en verschijnen de stukken die bij het agendapunt horen.

Notities maken en delen

U kunt zowel bij agendapunten als in documenten notities maken. Een notitie bij een agendapunt maakt u door in het agendapunt te tikken op de knop ‘Maak notitie’. Er verschijnt een notitievenster waarin u kunt typen. Uw gemaakte notities kunt u tevens delen met anderen door op het deel-icoon te klikken in het notitievenster. Als u een document geopend heeft, kunt u via het tekstballon-icoon een notitie toevoegen op een door u gewenste plaats in het document. Notities hebben binnen de nieuwe NotuBox een prominentere plek gekregen met meer mogelijkheden om te delen naar personen buiten de eigen fractie.

Mappen

In NotuBox kunt u gebruikmaken van verschillende type mappen. In Persoonlijke mappen kunt u persoonlijke dossiers aanmaken. U kunt documenten uit NotuBox verzamelen in een persoonlijke map, maar u kunt ook uw eigen documenten in persoonlijke mappen plaatsen vanuit bijvoorbeeld uw mail of de opslag van uw laptop of tablet. Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden worden toegevoegd die via NotuBox door een groep te bekijken zijn. Met de functie Vergadermappen, kunnen mappen en documenten worden toegevoegd die 'slechts' door geselecteerde mensen te bekijken zijn.

Dossiers

Als uw organisatie de module Dossiers afneemt, dan ziet u deze ook terug in de nieuwe NotuBox. Met deze module in NotuBox heeft u toegang tot een lijst van alle beschikbare dossiers. Door te tikken op een dossier wordt deze geopend en verschijnt extra informatie over het dossier en krijgen gebruikers een overzicht van alle bestanden en mappen in het betreffende dossier. Net als bij agendapunten, kunnen er in de documenten van dossiers notities gemaakt worden. In de nieuwe NotuBox is de weergave van Dossiers verbeterd waardoor de module een stuk overzichtelijker is geworden.

Documentopties

Bij ieder document in NotuBox is een menu te openen met een aantal opties. Zo kunnen documenten worden geopend in de ingebouwde PDF-reader van NotuBox, maar ook in andere programma's. Vanuit de opslag van uw laptop of tablet kunt u nu ook rechstreeks documenten in NotuBox openen en opslaan. Daarnaast kunnen documenten direct vanuit de app worden gemaild, met of zonder annotaties, en worden gekopieerd naar een persoonlijke map. Als een gebruiker een document opent, staan boven het document knoppen naar de documenten die eerder zijn geopend. Zo kan snel worden geschakeld tussen verschillende documenten en informatie met elkaar worden vergeleken.

Raadsinstrumenten

In NotuBox kunt u indien gewenst gebruikmaken van verschillende raadsinstrumenten. Met deze instrumenten kunt u stukken als moties en amendementen, schriftelijke vragen, ingekomen stukken, toezeggingen, bestuursdocumenten en collegeberichten laten weergeven in NotuBox. Deze documenten worden in de nieuwe NotuBox in een verbeterd overzicht in lijsten weergegeven met een aantal filteropties zoals datum en betrokken partijen. U kunt hier tevens eenvoudig bladeren tussen verschillende maanden en jaren. In de weergave van bijvoorbeeld een specifieke motie is vervolgens verschillende data te zien, zoals onder andere titel, hoofddocument, type, aanmaakdatum, indiener en aanvullende informatie.

Recente notities overzicht

In het ‘Recente notities’ overzicht in NotuBox vindt u een overzichtelijke lijst van alle recent gemaakte en ontvangen notities. Hierbij is te zien op welke datum en tijd de notitie is aangemaakt, binnen welk document of agendapunt en vanuit welke agenda deze is gemaakt, wat de inhoud van de notitie is en door wie deze is aangemaakt. Zo kunt u in één oogopslag zien waar u opmerkingen over heeft geplaatst en waar u eventueel op moet reageren.

Bekijk de volledige handleiding

Wilt u alle functionaliteiten rustig bekijken? NotuBiz heeft voor u een online handleiding gemaakt waarin u alle functies van de nieuwe NotuBox inclusief uitgebreide(re) uitleg kunt bekijken. Met het wachtwoord 'Handleidingen' heeft u nu gratis toegang tot deze online handleiding. Op deze pagina vindt u tevens de mogelijkheid om de handleiding in PDF te downloaden zodat u deze indien gewenst ook kunt uitprinten.

Gebruikerstip

"Met persoonlijke mappen kunt u uw eigen dossiers aanleggen over zaken die voor u van belang zijn. Maak voor deze onderwerpen mappen aan en plaats gemakkelijk documenten over deze onderwerpen vanuit de agenda in uw eigen mappen. Zo heeft u altijd alle relevante informatie over deze onderwerpen bij de hand!"

Niki van de Loo

Teamleider Product Management