Hoe werkt de nieuwe NotuBox?

Naast de vernieuwde functionaliteiten vindt u in de nieuwe NotuBox ook veel vertrouwde functionaliteiten terug die wij in een nieuw jasje hebben gestoken. Met deze veranderingen werkt de nieuwe NotuBox gebruiksvriendelijker dan de huidige NotuBox. U kunt gemakkelijker documenten importeren, het nieuwe design is een stuk overzichtelijker en met de verbeterde zoekfunctie kunt u nu zelfs door notities zoeken. Dit maakt het werken met NotuBox een stuk prettiger en papierloos vergaderen nog gemakkelijker.

Functionaliteiten

De nieuwe NotuBox kent net als de huidige app verschillende functies om het papierloos vergaderen zo makkelijk mogelijk voor u te maken. Zo kunt u eenvoudig agenda's en documenten bekijken en notities maken en delen. Deze weergave hebben wij voor u verbeterd zodat de voorbereiding van een vergadering en het openen tijdens een vergadering nog gebruiksvriendelijker werkt. Ook de functionaliteiten van de persoonlijke-, gedeelde- en vergadermappen zijn geoptimaliseerd en werken in de nieuwe NotuBiz prettiger dan in de huidige app. Daarnaast is het design van de raadsinstrumenten verbeterd en kunt u gemakkelijker tussen documenten schakelen.


In het overzicht hieronder worden deze functionaliteiten kort voor u uitgelicht zodat u precies weet hoe de nieuwe NotuBox werkt en u vanaf 11 december niet voor verrassingen komt te staan.

De vergaderkalender

Als u NotuBox opent, komt u terecht in de kalender. U ziet in één oogopslag welke vergaderingen en evenementen er deze week zijn. De kalender kan ingesteld worden op een dag-, week-, of maand-weergave. Via de ververs-knop in de menubalk kunt u de kalender verversen en ziet u de meest actuele versie van de kalender. In de linker bovenhoek van het scherm bevindt zich een knop met drie streepjes. Hiermee opent u het menu. Via dit menu kunt u navigeren naar de verschillende onderdelen in NotuBox. Als u op een item tikt, opent de agenda.

De agenda

In de nieuwe NotuBox is het design van de ageda verbeterd. Bovenaan het agendascherm wordt de algemene informatie van de vergadering getoond. Onder de algemene informatie worden de bijbehorende agendapunten weergegeven. Een slot-icoon voor een agendapunt geeft aan dat het agendapunt vertrouwelijk is. De tekstwolk-icoon met rode badge geeft aan hoeveel (gedeelde) notities er bij een agendapunt gemaakt zijn. Het document-icoon geeft aan hoeveel documenten er aan een agendapunt zijn gekoppeld. Als u vervolgens tikt op een agendapunt, opent een scherm met alle informatie en verschijnen de stukken die bij het agendapunt horen. Bij een agendapunt kunt u ook notities maken.

Documentopties

Achter ieder document in NotuBox is via het opties-icoon een menu te openen met een aantal opties. Zo kunt u documenten openen in de ingebouwde PDF-reader van NotuBox, maar kunnen documenten ook worden geopend met andere programma's die op uw device geïnstalleerd zijn. Daarnaast kunt u documenten direct vanuit de NotuBox mailen en kopiëren naar een persoonlijke map. Binnen documenten is het ook mogelijk om notities, markeringen en tekeningen te maken. Als u een document opent, staan boven het document knoppen naar de documenten die u eerder heeft geopend. Zo kunt u snel schakelen tussen verschillende documenten en informatie uit deze documenten met elkaar vergelijken.

Notities maken en delen

U kunt zowel bij agendapunten als in documenten notities maken. Een notitie bij een agendapunt maakt u door in het agendapunt te tikken op de knop ‘Maak notitie’. Er verschijnt een notitievenster waarin u kunt typen. Uw gemaakte notities kunt u tevens delen met anderen door op het deel-icoon te klikken in het notitievenster. Als u een document geopend hebt, kunt u via het tekstballon-icoon een notitie toevoegen op een door u gewenste plaats in het document.

Mappen

In NotuBox kunt u gebruikmaken van persoonlijke mappen, gedeelde mappen en vergadermappen. In Persoonlijke mappen kunt u persoonlijke dossiers aanmaken. U kunt documenten uit NotuBox verzamelen in een persoonlijke map, maar u kunt ook uw eigen documenten in persoonlijke mappen plaatsen. Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden toegevoegd en vervolgens via NotuBox door een hele groep worden bekeken. Met de functie Vergadermappen, kunnen mappen en documenten via de webomgeving in NotuBox worden toegevoegd die 'slechts' door geselecteerde mensen te bekijken zijn.

Quickview van de agenda in documenten

Als u een document opent vanuit een agenda, kunt u vanuit het document door op het agenda-icoon in de bewerkingsbalk te klikken een overzicht van de agenda openen. Zo heeft u eenvoudig en overzichtelijk toegang tot de agenda zonder dat u het document hoeft te verlaten. Ook documenten bij agendapunten zijn zichtbaar en direct te raadplegen. Hiermee kunt u binnen een agenda na het openen van een document binnen hetzelfde scherm blijven werken.

Raadsinstrumenten

In NotuBox kunt u indien gewenst gebruikmaken van verschillende raadsinstrumenten. Met deze instrumenten kunt u stukken als moties en amendementen, schriftelijke vragen, ingekomen stukken, toezeggingen, bestuursdocumenten en collegeberichten overzichtelijk laten weergeven in NotuBox. Deze documenten worden dan in lijsten weergegeven met een aantal filteropties zoals datum en betrokken partijen. In de weergave van bijvoorbeeld een specifieke motie is vervolgens verschillende data te zien, zoals onder andere titel, hoofddocument, type, aanmaakdatum, indiener en aanvullende informatie.

Bekijk de volledige handleiding

Wilt u alle functionaliteiten rustig bekijken? NotuBiz heeft voor u een online handleiding gemaakt waarin u alle functies van de nieuwe NotuBox inclusief uitgebreide(re) uitleg kunt bekijken. Met het wachtwoord 'Handleidingen' heeft u nu gratis toegang tot deze online handleiding. Op deze pagina vindt u tevens de mogelijkheid om de handleiding in PDF te downloaden zodat u deze indien gewenst ook kunt uitprinten.

Gebruikerstip

"Met persoonlijke mappen kunt u uw eigen dossiers aanleggen over zaken die voor u van belang zijn. Maak voor deze onderwerpen mappen aan en plaats gemakkelijk documenten over deze onderwerpen vanuit de agenda in uw eigen mappen. Zo heeft u altijd alle relevante informatie over deze onderwerpen bij de hand!"

Niki van de Loo

Teamleider Product Management