Bestuurlijke


besluitvorming


Het bestuurlijk proces en de besluitvorming daarbinnen is één van de belangrijkste processen binnen de gemeente. Van het opstellen van een voorstel, naar het accorderen daarvan en van het agenderen van een voorstel, naar het archiveren van besluiten daarover. Iedere fase in het proces dient transparant en volgbaar te zijn zodat er grip is op de voortgang en het uiteindelijke resultaat. Als eindstation van veel voorstellen vervult de gemeenteraad een belangrijke rol in dit proces. Het voorstel vanuit de ambtelijke organisatie of het college moet worden geagendeerd, waarna moties en amendementen kunnen worden ingediend. Hierop moet akkoord worden gegeven door de gehele raad om vervolgens tot een besluit op het voorstel te komen en dit besluit te archiveren binnen het raadsinformatiesysteem. Maar hoe werkt dat precies en welke digitale hulpmiddelen kan de raad gebruiken om dit proces inzichtelijk te maken en zo efficiënt mogelijk te laten verlopen? In dit artikel leest u meer over de visie van NotuBiz op bestuurlijke besluitvorming en de ontwikkelingen binnen onze organisatie betreft dit proces voor de raad.

Scroll naar beneden voor het volledige artikel

Op weg naar volledige integratie van processen

Binnen de muren van het gemeentehuis vinden veel verschillende processen plaats. Zo verschilt het proces van de ambtelijke organisatie van die van het college en verschilt het proces van het college ook weer van die van de raad. Om optimaal zaakgericht te kunnen werken is het echter van groot belang dat deze processen op elkaar aansluiten en het liefste zelfs zijn geïntegreerd.


Vooral vanuit de ambtelijke organisatie naar de raad, en soms ook naar het college, wordt er met andere systemen gewerkt. Zo kent de organisatie van de gemeente vaak een zaaksysteem en werken het college en de raad met een bestuurs- en raadsinformatiesysteem. Soms zelfs van verschillende leveranciers. Het belang van een goede integratie is dan ook belangrijk om geen gegevens te verliezen.

Van ambtenaar naar raadslid

Het bestuurlijke besluitvormingsproces is daarbij één van de processen dat veel raakvlakken heeft binnen de gehele organisatie van de gemeente. Vaak loopt dit proces van ambtenaar naar gemeentesecretaris en van college naar raad.


Van zaaksysteem naar raadsinformatiesysteem

Binnen dat proces worden verschillende stappen genomen die in de uitvoering dus binnen verschillende systemen liggen. Van het opstellen van een voorstel in het zaaksysteem naar de behandeling van dit voorstel in het raadsinformatiesysteem.


Al deze stappen moeten in ieder geval op elkaar aansluiten om eenvoudig zaakgericht te kunnen werken en geen handmatige of overbodige handelingen te hoeven verrichten.

Van agenderen tot archiveren

Voor NotuBiz geldt dat het bestuurlijke besluitvormingsproces in de meeste gevallen begint bij de opstelling van de agenda van college- of raadsvergaderingen. Vanaf het moment van agenderen verplaatst het proces zich van het zaaksysteem naar het bestuurs- of raadsinformatiesysteem (BIS of RIS). Binnen Politiek Portaal wordt vervolgens vergaderd en kan een besluit worden genomen. Om de spreekwoordelijke cirkel rond te maken, moet het besluit terug worden gestuurd naar het zaaksysteem, het liefste met bijbehorend zaaknummer.


Om klanten in dit proces te ondersteunen is NotuBiz momenteel bezig met het onderzoeken van de mogelijkheden om bestuurlijke besluitvormingsfunctionaliteiten, zoals agendering, parafering, accordering en besluitarchivering binnen Politiek Portaal te ontwikkelen.

Agenderen

Het opstellen van agenda's is binnen Politiek Portaal Beheer al geruime tijd mogelijk. Afgelopen kwartaal heeft NotuBiz de agenda-editor zelfs vernieuwd zodat klanten nog efficiënter kunnen werken. Het agenderen van voorstellen of beslispunten kan echter ook buiten Politiek Portaal plaatsvinden. Om ook dit proces te ondersteunen, hebben wij verschillende koppelingen ontwikkeld waarmee de processen in het zaaksysteem en het RIS eenvoudig kunnen worden geïntegreerd.

Accorderen

In het bestuurlijk besluitvormingsproces is accorderen van voorstellen of documenten een belangrijke stap. Als een ambtenaar een voorstel opstelt, moet dit eerst goedgekeurd worden door een leidinggevende of manager voordat het geagendeerd kan worden op een collegevergadering. Ook daarna speelt accorderen een belangrijke rol. Met klanten hopen wij binnenkort dit gehele proces te bespreken en zo de juiste functies voor accorderen te kunnen ontwikkelen.

Paraferen

Belangrijke stukken binnen het bestuurlijk besluitvormingsproces, zoals genomen besluiten, moeten ondertekend worden voor ze doorgezet of uiteindelijk gearchiveerd kunnen worden. Voor specifieke documenten geldt zelfs dat meerdere personen deze moeten paraferen. Om dit gedeelte van het proces te ondersteunen, onderzoeken wij nu verschillende mogelijkheden om dit gemakkelijk en volledig digitaal te doen.

Papierloos vergaderen

Om bestuurlijke besluitvorming ook tijdens het vergaderproces mogelijk te maken, wordt er ook gekeken naar de ontwikkeling van functionaliteiten zoals paraferen en accorderen in onze papierloos vergaderapp. Voor wethouders en raadsleden die met NotuBox werken, moet het zo een stuk eenvoudiger worden om overal te werken en kunnen zij binnen NotuBox alles terugvinden en binnen één systeem werken.

Eenvoudig koppelen met zaaksystemen

De eerste stappen in het bestuurlijke besluitvormingsproces heeft NotuBiz nu bijna volledig afgerond. Met de ontwikkeling van verschillende koppelingen met diverse zaaksystemen is het voor gemeentes mogelijk om op basis van zaken uit het zaaksysteem onderwerpen te agenderen op de college- of raadsvergaderingen.


Koppeling met zaaksysteem

Deze koppelingen bestaan in de eerste fase uit een koppeling vanuit het zaaksysteem naar Politiek Portaal. Dit kan op basis van een gehele agenda, door een al opgemaakte agenda te importeren in Politiek Portaal Beheer, of op basis van een zaak, door de documenten behorend tot een specifieke zaak te importeren in de agenda-editor. Met deze koppeling zijn handmatige overzettingen overbodig en kunt u het zaakgericht werken eenvoudig voorzetten in het bestuurs- of raadsinformatiesysteem.

Besluiten terugsturen

In de tweede fase bestaan de NotuBiz zaaksysteem koppelingen uit een koppeling vanuit Politiek Portaal naar het zaaksysteem, waarmee besluiten teruggestuurd kunnen worden ter archivering. Dit gebeurt door middel van onze Besluitenlijst module waarmee u besluiten in kunt voeren en deze als document terug kunt sturen naar de bijbehorende zaak in het zaaksysteem. Met deze koppelingen hoeft u besluiten maar één keer in te voeren en kunt u deze gemakkelijk zowel in het zaaksysteem als in Politiek Portaal, voor de politieke context, archiveren.


StUF-ZKN

Onze koppelingen worden ontwikkeld volgens de StUF-ZKN zaak- en documentservices standaard. Deze standaardisatie bevordert hergebruik, doorontwikkeling en is toepasbaar op elk zaaksysteem wat deze standaard ondersteunt.

Wat kunt u de komende maanden van ons verwachten?

Momenteel is NotuBiz voor de ontwikkeling van Bestuurlijke Besluitvorming bezig met het uitwerken van alle ideeën omtrent de benodigde functionaliteiten. Wij hebben met het Product Management team en onze ontwikkelpartner het proces uiteen gezet en willen voor de verdere uitwerking en formulering van specificaties met verschillende klanten om tafel zitten om alles op de juiste wijze op een rij te zetten.


Als dit proces, samen met de bijbehorende functionaliteiten, is uitgewerkt zullen de Product Owners aan de slag gaan met de specificaties zodat onze ontwikkelpartner de onderdelen van Bestuurlijke Besluitvorming kan gaan ontwikkelen. Wij streven ernaar u op korte termijn meer informatie te kunnen sturen over de nieuwe functionaliteiten zodat ook de gemeente zich alvast kan voorbereiden op de mogelijkheden die NotuBiz aanbiedt.


In dit gehele ontwikkelproces willen wij u als klant zo dicht mogelijk betrekken. Met ons nieuwe ontwikkeltraject beogen wij samen met u nieuwe diensten te ontwikkelen waardoor onze dienstverlening niet alleen van ons, maar juist ook van u is. Mocht u in dit traject mee willen denken, kunt u dit bij uw accountmanager aangeven. Ons Product Management team neemt dan contact met u op om te bespreken hoe u een rol kunt spelen in de ontwikkeling.