Digitale archivering


De Archiefwet van 1995 regelt de vorming, het beheer en de toegang van overheidsarchieven. In deze wet staan verschillende regels voor overheidsorganisaties omtrent het duurzaam archiveren van hun informatie. Met de digitaliseringstrend van de afgelopen jaren wordt steeds meer overheidsinformatie, zoals ook de verslagen van raadsvergaderingen, digitaal opgesteld en opgeslagen, waarmee ook deze data onder de Archiefwet valt. Het duurzaam archiveren van digitale overheidsinformatie betekent echter niet alleen dat deze gegevens raadpleegbaar zijn voor onbepaalde tijd maar ook dat deze snel terugvindbaar, breed toegankelijk en eenvoudig herbruikbaar zijn. Om u hierin te ondersteunen is NotuBiz momenteel bezig met de ontwikkeling van de module Record Management; een digitale tool waarmee de gegevens in het raadsinformatiesysteem eenvoudig en overzichtelijk kunnen worden gearchiveerd. In dit artikel leest u meer over deze module en alle andere ontwikkelingen binnen NotuBiz betreft digitale archivering.

Scroll naar beneden voor het volledige artikel

Op weg naar een volledig digitaal archief

Tegenwoordig maken steeds meer gemeenten gebruik van een raadsinformatiesysteem in combinatie met een audio- of videoverslag van raadsvergaderingen. De informatie binnen deze digitale systemen en verslagen komt op grond van de Archiefwet echter ook in aanmerking voor blijvende bewaring. Het is voor gemeenten dus belangrijk om de duurzame toegankelijkheid en herbruikbaarheid van deze digitale documenten en verslagen op een goede manier te regelen. Niet alleen om te voldoen aan wet- en regelgeving, maar ook om de betrouwbaarheid van informatie te garanderen en daarmee het vertrouwen in de lokale democratie te versterken.


NotuBiz als archief

Hiermee is Politiek Portaal of NotuRecord voor u als NotuBiz klant niet alleen meer belangrijk als raadsinformatiesysteem of digitale verslagleggingstool, maar ook als digitaal archief voor alle raadsdocumenten, notulen en videoverslagen. Met onze Hosting zorgt NotuBiz al voor een duurzame opslag van informatie zodat deze in de tijd beschikbaar blijft. Daarnaast zijn wij bezig met de duurzame archivering van informatie waarbij rekening wordt gehouden met veranderende standaarden (nieuwe bestandtypen etc.), zodat uw digitale informatie op de juiste wijze in de tijd toegankelijk blijft.

Record Management

De eerste stappen die we op dat gebied gaan zetten, vallen onder de noemer Record Management. Op dit moment voldoen Politiek Portaal en NotuRecord al voor een groot deel aan de normering (NEN 2082 en ISO 16175) die gesteld is aan dit onderwerp. Er missen echter ook nog enkele specifieke functionaliteiten, welke onder te verdelen zijn in verschillende categorieën, namelijk Archiveren (bevriezen), Vernietigen, Persistentie, Logging, en Rapportage.


Volledig digitaal archief

NotuBiz is momenteel hard aan het werk om te voldoen aan deze benodigde eisen. Verschillende onderzoeken zijn gestart en ontwikkelingen zijn in gang gezet. Wij willen klanten hiermee graag een oplossing bieden waarmee in Politiek Portaal gezorgd wordt voor een juiste opslag van de aanwezige gegevens, zodat correcte archivering geborgd is. Op deze manier stellen wij gemeentes in staat om binnen één systeem te voldoen aan de wet- en regelgeving met betrekking tot archivering en helpen wij gemeentes op weg naar een volledig digitaal archief.

Record Management

Op dit moment kunnen gegevens in Politiek Portaal Beheer te alle tijden bewerkt worden. Ook vergaderingen uit een ver verleden kunnen nog worden aangepast wanneer een beheerder informatie zou willen toevoegen of verwijderen. Om te kunnen garanderen dat vergaderingen zo in het systeem blijven staan als dat ze destijds behandeld zijn, zijn er functionaliteiten benodigd waarmee informatie gearchiveerd, en dus bevroren, maar ook vernietigd kan worden.


De mogelijkheden van en benodigdheden voor deze functionaliteiten zijn wij momenteel aan het onderzoeken. De bevriezingsfunctionaliteit zou echter zo kunnen werken dat evenementen en modules-items in Politiek Portaal Beheer een extra bewerkoptie krijgen. Met deze bewerkoptie zou informatie aangemerkt kunnen worden als ‘klaar voor archivering’. Door deze aanmerking te geven, komt het evenement of module-item vervolgens in het overzicht ‘Te archiveren items’ waar het item definitief gearchiveerd kan worden door de aangewezen functionaris.

Bevriezing

Zodra het vergaderproces is afgerond en alle relevante informatie, zoals een mediabestand, sprekersinformatie, besluitenlijst en stemmingen zijn toegevoegd, is de vergadering gereed om gearchiveerd te worden in Politiek Portaal. Met een eenvoudige handeling is de vergadering inclusief alle bijbehorende informatie te bevriezen. Dat betekent dat er niets meer gewijzigd kan worden en de vergadering daarmee wordt toegevoegd aan het Politiek Archief. De vergadering blijft daarmee ten alle tijden beschikbaar in Politiek Portaal en (openbaar) raadpleegbaar voor geïnteresseerden.

Logging

Naast de zichtbare functionaliteiten in Politiek Portaal ten behoeve van het bevriezen en vernietigen van informatie, zullen er onder water ook de nodige aanpassingen worden gemaakt. De logging, van alle door de gebruiker gemaakte wijzigingen, wordt uitgebreid om bij elk gearchiveerd evenement een juiste audit trail weer te geven. Op die manier is het voor de beheerder mogelijk om alle handelingen in Politiek Portaal na te gaan indien gewenst.

Vernietiging

Op dit moment is het in Politiek Portaal alleen mogelijk om informatie te verwijderen. Om aan de juiste normen te voldoen, moet informatie niet alleen verwijderd, maar ook vernietigd kunnen worden. Het vernietigen van informatie is niet alleen van belang ten aanzien van digitale archivering, maar ook ten aanzien van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Overheidsinstanties staan steeds meer voor de uitdaging om op de juiste manier om te gaan met persoonsgegevens. Indien gewenst dienen dergelijke gegevens vernietigd te kunnen worden. Wanneer informatie vernietigd wordt, is dit niet meer te herstellen door NotuBiz.

Rapportage

Met behulp van een rapportage-functie wordt het mogelijk om een uitdraai te maken van alle gearchiveerde informatie. Hiermee is de module Record Management een complete functionaliteit waarmee u als klant alle (politieke) informatie op de juiste wijze kunt bewaren in Politiek Portaal en tegelijkertijd verantwoording kunt afleggen richting de gemeentelijke of provinciale archiefdienst. We vinden het belangrijk u te ondersteunen in het voldoen aan de juiste wet- en regelgeving.

Politiek archief versus algemeen archief

Voor een goede archivering is het niet alleen belangrijk dat informatie voor onbepaalde tijd raadpleegbaar is, maar ook dat een ieder deze eenvoudig en snel kan terugvinden, dat de juiste gegevens gemakkelijk en breed toegankelijk zijn en de informatie daarnaast compleet, in context en herbruikbaar is.


Uitgebreide zoekfunctionaliteit

Om hier aan te kunnen voldoen, vooral voor verslagen van raadsvergaderingen in audio of video, is voor de meeste archiefoplossingen een ingewikkeld technisch vraagstuk. In de systemen van NotuBiz zit namelijk veel informatie aan elkaar gekoppeld doormiddel van uitgebreide metadata, thesaurisering en indexeringen. Dit zorgt ervoor dat politieke gegevens optimaal toegankelijk zijn. Via onze zoekmachine kan er op verschillende type informatie, zoals specifieke raadsinstrumenten, onderwerpen, agendapunten én sprekers, worden gezocht. Bij de overdracht naar een archiefdienst gaat deze uitgebreide zoekfunctie in de meeste gevallen verloren en vallen de indexeringen binnen audiovisuele verslagen weg waardoor de terugvindbaarheid, toegankelijkheid en context van de informatie afneemt.


Politiek Archief

Om een goede archivering te kunnen waarborgen en kwaliteit van data te garanderen, is een Politiek Archief nodig dat ook de politieke context van raadsinformatie bewaart en niet alleen de feitelijke gegevens.

Door een archieffunctie binnen onze systemen te ontwikkelen die voldoet aan de Archiefwet is het mogelijk om van Politiek Portaal een Politiek Archief te maken en te faciliteren dat de belangrijke politieke informatie op de juiste wijze wordt gearchiveerd.


Kwaliteit van data

Binnen een archiefoplossing van een andere partij is de kwaliteit van politieke data in de meeste gevallen minder dan binnen het NotuBiz archief. Bij overdracht kunnen er gegevens verloren gaan waardoor de context verwatert of de doorzoekbaarheid verdwijnt. Uit onderzoek van NotuBiz naar verschillende aanbieders van digitale archieven blijkt dat vooral de doorzoekbaarheid, overzichtelijke weergave en samenhang van ons systeem ingewikkeld is voor andere partijen om over te nemen. Hierdoor gaat de politieke context vaak verloren en is er geen sprake meer van een volledig politiek archief.


Toegankelijkheid gewaarborgd

Om goede toegankelijkheid en politieke context in de tijd voor de gemeente, burgers, journalisten, onderzoekers en andere belanghebbenden te garanderen vóór verplichte overdracht naar een E-depot, biedt Record Management een goede uitkomst. Hiermee heeft u niet alleen een volledig digitaal archief voor raadsinformatie en raadsvergaderingen, maar is dit archief tevens breed toegankelijk met complete gegevens die via een uitgebreide zoekmachine optimaal terugvindbaar zijn.

Wat kunt u de komende maanden van ons verwachten?

Momenteel is NotuBiz bezig met het inventariseren van de wensen en behoeftes van onze klanten met betrekking tot archivering, Record Management in het bijzonder. Daarbij werken wij samen met verschillende klanten, zoals Amsterdam en Den Haag, om tot een goede dienstverlening te kunnen komen.


Als de gewenste en benodigde functionaliteiten duidelijk zijn, zal er aan de ontwikkeling worden begonnen. Wij hopen u hier op korte termijn meer over te kunnen vertellen zodat ook de gemeente zich alvast kan voorbereiden op de mogelijkheden die NotuBiz aanbiedt. Met ons nieuwe ontwikkeltraject hopen wij beter te kunnen inspelen op de specifieke behoefte van u als klant. Wij streven ernaar om ontwikkelingen zo snel mogelijk af te ronden, maar stellen een goede en vooral juiste samenstelling van functionaliteiten voor u als klant in dit traject centraal.


Daarnaast zijn wij bezig om mogelijkheden te onderzoeken met betrekking tot het oprichten van een NotuBiz E-depot. Verschillende vragen staan hier nog voor open waar we op korte termijn antwoord op hopen te hebben.