Papierloos


vergaderen


Papierloos vergaderen is tegenwoordig niet meer weg te denken uit het gemeentelijk landschap. Het wordt een steeds belangrijker onderdeel van het bestuurlijke proces, waarin digitalisatie voorop staat en steeds meer informatie digitaal wordt opgesteld en verwerkt. Om optimaal papierloos te kunnen vergaderen is er niet alleen een goed digitaal voorbereidingsproces nodig, maar moet het ook tijdens een raads- of commissievergadering mogelijk zijn om papierloos te werken. Een papierloos vergaderapp biedt daar een uitkomst in. Om gemeentes hierin te ondersteunen biedt NotuBiz al sinds 2011 NotuBox aan; een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke papierloos vergaderoplossing. De afgelopen jaren zijn er veel ontwikkelingen geweest binnen onze systemen waarmee ook NotuBox steeds verder uitgebreid kon worden en raadsleden met NotuBox steeds eenvoudiger en vollediger papierloos konden vergaderen. Om dit in de toekomst te kunnen blijven faciliteren en de app multiplatform te kunnen aanbieden, is NotuBiz het afgelopen jaar bezig geweest met de ontwikkeling van NotuBox voor Windows 10 en een geheel vernieuwde versie van de iOS app. In dit artikel leest u meer over de verbeterde functionaliteiten in deze nieuwe NotuBox versies en alle andere ontwikkelingen binnen NotuBiz betreft papierloos vergaderen.

Scroll naar beneden voor het volledige artikel

Op weg naar een volledig nieuwe app

Bij NotuBiz zijn wij constant bezig met het doorontwikkelen van onze systemen. Met de invoering van het Politiek Portaal zijn er veel veranderingen doorgevoerd, welke ook voor NotuBox gevolgen hadden. Sinds die tijd hebben wij niet stil gezeten en zijn onze modules, zoals Dossiers en Parallelle sessies, verder geoptimaliseerd. Deze aanpassingen wilden wij ook graag doorvoeren in NotuBox.


NotuBox voor iOS

Om tegelijkertijd de iOS app mooier, gebruiksvriendelijker en betrouwbaarder te maken, hebben wij ervoor gekozen om de iOS versie van NotuBox volledig te herzien en op weg te gaan naar een volledig nieuwe NotuBox.


NotuBox voor Windows 10

Met het oog op de toekomst wilden wij daarbij ook NotuBox voor Windows 10 apparaten ontwikkelen zodat NotuBox voor iedere gebruiker beschikbaar is.

De afgelopen maanden heeft NotuBiz dan ook hard gewerkt aan de ontwikkeling van een vernieuwde NotuBox voor iOS en een geheel nieuwe NotuBox voor Windows 10 om onze papierloos vergaderapp niet alleen toekomstbestendig te maken, maar ook de gebruiksvriendelijkheid en betrouwbaarheid te verhogen. Wij hebben daarbij geluisterd naar feedback vanuit onze klanten en van daaruit NotuBox (door)ontwikkeld met een verbeterd design, geoptimaliseerde functionaliteiten en diverse prestatieverbeteringen. De functionaliteiten binnen beide NotuBox versies zijn gelijk, waarmee binnen de gemeenteraad iedereen dezelfde gebruikerservaring heeft.


Moderne ontwikkeltechnieken

De nieuwe NotuBox, voor zowel iOS devices als Windows 10 apparaten, is gebouwd met moderne ontwikkelmethoden waardoor wij deze nu, maar ook in de toekomst, beter kunnen onderhouden.

Papierloos vergaderen

De nieuwe NotuBox voor iOS en Windows 10 kent net als de huidige iOS app verschillende functies om het papierloos vergaderen zo makkelijk mogelijk te maken. Zo kunnen de vergaderkalender en bijbehorende agenda's worden bekeken en kunnen notities worden gemaakt en gedeeld. Deze weergaves zijn in de nieuwe NotuBox voor iOS en Windows 10 verbeterd zodat de voorbereiding van een vergadering en het openen tijdens een vergadering nog gebruiksvriendelijker werkt. Ook de functionaliteiten van de persoonlijke-, gedeelde- en vergadermappen zijn geoptimaliseerd en werken in de nieuwe NotuBox voor iOS en Windows 10 prettiger dan in de huidige iOS app. Daarnaast is het design van de raadsinstrumenten verbeterd en kunnen gebruikers gemakkelijker tussen documenten schakelen.

Nieuw en overzichtelijk design

In de nieuwe agenda is op een overzichtelijke manier alle informatie over een evenement terug te vinden. De algemene informatie inclusief metadata vanuit Politiek Portaal, alle agendapunten inclusief bijgevoegde documenten en de gemaakte notities worden overzichtelijk weergeven. Met de nieuwe weergave van mappen is het in één opslag duidelijk hoeveel mappen er per gremium aanwezig zijn en kan vanuit het overzicht doorgeklikt worden naar de verschillende mappen en bijbehorende documenten.

Verbeterde zoekfunctionaliteit

In de nieuwe NotuBox is het zoeken in documenten verbeterd. Als u zoekt in een document op een bepaald woord of een groep woorden, dan verschijnt terwijl u typt een lijst met resultaten. De gevonden resultaten worden in de context van de tekst weergegeven. Met de verbeterde zoekfunctie in de nieuwe NotuBox zoekt u daarnaast niet alleen door de tekst van het document, maar ook door de tekst van gemaakte en ontvangen notities. Zo kunt u eenvoudig bepaalde onderwerpen of stukken (terug)vinden.

Recente notities overzicht

In het ‘Recente notities’ overzicht in NotuBox is een overzichtelijke lijst van alle recent gemaakte en ontvangen notities te raadplegen. Hierbij is te zien op welke datum en tijd de notitie is aangemaakt, binnen welk document of agendapunt en vanuit welke agenda deze is gemaakt, wat de inhoud van de notitie is en door wie deze is aangemaakt. Zo kan in één oogopslag worden gezien waar opmerkingen over zijn geplaatst en waar op moet worden gereageerd.

Markeren en tekenen in documenten

Met de nieuwe NotuBox kunt u eenvoudig markeringen en tekeningen maken. Door tekst binnen een document te selecteren, verschijnt een selectie box op de betreffende tekst en er opent een menu. In het menu kan de gewenste markering worden gekozen (markeren, onderstrepen of doorhalen). Er kan ook worden getekend in een document. De kleur, dikte en transparantie van de lijnen kunnen worden ingesteld via het teken-menu.

Parallelle sessies in NotuBox

In de nieuwe NotuBox is ook de module Parallelle sessies te gebruiken. Met deze module worden vergaderingen met dezelfde tijden in een overzicht naast elkaar, per vergaderzaal en op tijd weergegeven zodat gemakkelijk is te zien wanneer welke vergadering plaatsvindt, wat er wordt besproken en waar overlappingen zijn. In één oogopslag is te zien in welke zalen tegelijk vergaderd wordt en welke onderwerpen behandeld worden.


Voor de nieuwe NotuBox voor iOS devices is deze module nog in ontwikkeling.

Dossiers in NotuBox

Als uw organisatie de module Dossiers afneemt, dan ziet u deze ook terug in de nieuwe NotuBox. Met de module in NotuBox heeft u toegang tot een lijst van alle beschikbare dossiers. Door te tikken op een dossier wordt deze geopend en verschijnt extra informatie over het dossier en krijgen gebruikers een overzicht van alle bestanden en mappen in het betreffende dossier. Net als bij agendapunten, kunnen er in de documenten van dossiers notities gemaakt worden.


Voor de nieuwe NotuBox voor iOS devices is deze module nog in ontwikkeling.

Hoe werkt de nieuwe NotuBox?

De Vergaderkalender

Als gebruikers NotuBox openen, komen zij terecht in de kalender. Hier is in één oogopslag te zien welke evenementen er in een specifieke week zijn. De kalender kan ingesteld worden op verschillende weergaves en is ieder moment te verversen. Via het menu kunnen gebruikers eenvoudig navigeren naar de verschillende onderdelen in NotuBox en als men op een item in de kalender tikt, opent de agenda.


Documentopties

Bij ieder document in NotuBox is een menu te openen met een aantal opties. Zo kunnen documenten worden geopend in de ingebouwde PDF-reader van NotuBox, maar kunnen documenten ook worden geopend met andere programma's. Daarnaast kunnen documenten direct vanuit de NotuBox worden gemaild, met of zonder annotaties, en gekopieerd naar een persoonlijke map. Als een gebruiker een document opent, staan boven het document knoppen naar de documenten die eerder zijn geopend. Zo kan snel worden geschakeld tussen verschillende documenten en informatie uit deze documenten met elkaar worden vergeleken.

Quickview van de agenda

Als een document vanuit een agenda is geopend, kan vanuit dit document een overzicht van de agenda worden geopend. Zo hebben gebruikers eenvoudig en overzichtelijk toegang tot de agenda zonder dat zij het document hoeven te verlaten. Ook documenten bij agendapunten zijn zichtbaar en direct te raadplegen. Hiermee kan binnen een agenda na het openen van een document binnen één scherm gewerkt worden.


Raadsinstrumenten

In NotuBox hebben gebruikers toegang tot overzichten van verschillende raadsinstrumenten. Zo kunnen stukken als moties en amendementen, schriftelijke vragen, ingekomen stukken, toezeggingen, bestuursdocumenten en collegeberichten overzichtelijk worden weergeven in de app. Deze documenten worden in lijsten weergegeven met een aantal filteropties zoals datum en betrokken partijen. In de weergave van een specifieke instrument is vervolgens verschillende data te zien, zoals titel, hoofddocument, type, aanmaakdatum, indiener en aanvullende informatie.

Wat kunt u de komende maanden van ons verwachten?

Momenteel leggen wij de laatste hand aan de vernieuwde NotuBox voor iOS en hebben we de ontwikkeling van NotuBox voor Windows 10 volledig afgerond. De laatste puntjes worden daarbij op de i gezet en feedback van onze testklanten wordt verwerkt. De nieuwe NotuBox voor iOS zal de huidige NotuBox 3 op korte termijn volledig vervangen en met de doorlopende ontwikkelingen komt deze datum steeds dichterbij.


Afgelopen 11 december heeft een tweede officiële release van de nieuwe NotuBox voor iOS devices plaatsgevonden waarin alle verbeterde functionaliteiten te raadplegen zijn, inclusief raadsinstrumenten zoals Moties & amendementen, Schriftelijke vragen en Ingekomen stukken. Eind december volgt nog een derde release waarmee gebruikers ook de modules Parallelle sessies en Dossiers kunnen raadplegen in de nieuwe NotuBox. Met deze release kan NotuBox 3 worden vervangen en zullen klanten bericht krijgen om over te stappen op de nieuwe versie. NotuBox voor Windows 10 apparaten is nu al te raadplegen met alle modules.


In 2019 gaan we verder met de doorontwikkeling van NotuBox voor iOS en Windows 10 en zullen naast verbeteringen ook nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd. Zo zal er worden gewerkt aan de verbetering en optimalisatie van notificaties binnen NotuBox, maar gaan wij ook aan de slag met de ontwikkeling van de modules Nieuwsberichten en Technische vragen. De publiekstoegang zal worden geïntegreerd met NotuBox waarmee de Publieksapp komt te vervallen. Daarnaast wordt er momenteel nagedacht over de nieuwe functionaliteiten m.b.t. bestuurlijke besluitvorming en zult u daar binnenkort meer informatie over ontvangen.